Im Laufe der Zeit ändern sich die Vorlieben und Ansprüche der meisten Konsumenten. Deshalb müssen Unternehmen darauf reagieren und sich neu ausrichten. Die aktuellen Trends sind so schnelllebig geworden, dass kaum ein Betrieb langfristig an einer Ausrichtung festhalten kann. Aber auch grundsätzlich sollten Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren. Dadurch erwirtschaften Sie höhere Gewinne. Das ist ja eigentlich das vorrangige Ziel eines jeden Unternehmens. Um eine Leistungsverbesserung zu erzielen, kann Ihnen ein Wirtschaftsfachwirt eine große Hilfe bieten.
Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse
Bevor Sie sich eine Strategie überlegen, müssen zunächst ein paar Vorbereitungen getroffen werden. Dazu gehört es unbedingt, die wichtigsten Kennzahlen zu ermitteln. Diese geben Aufschluss darüber, wie es um das Unternehmen aus wirtschaftlicher Sicht steht. Es geht dabei nicht nur darum, den bisherigen Erfolg zu bestätigen, sondern vielmehr darum, die Schwachstellen aufzudecken. In fast jedem Unternehmen gibt es Bereiche, die noch optimiert werden können. Diese müssen unbedingt gefunden werden, weil darin ein enormes Potenzial verschenkt wird.
Geschäftsprozesse auf neue Anforderungen hin zu optimieren, bedeutet, die Ressourcen und Betriebsabläufe bis ins kleinste Detail zu analysieren. Dazu ist ein Consulting eine große Hilfe. Eine externe Fachkraft wirft einen neutralen Blick auf die wichtigsten Kennzahlen. Aufgrund seiner Erfahrung kann er die einzelnen Werte perfekt einordnen. Anhand der gewonnenen Daten kann er einen Plan aufstellen, mit der es möglich wird, sämtliche Geschäftsprozesse zu optimieren. Zu den häufigsten Schwachstellen gehören:
- Hohe Kosten für die Materialbeschaffung
- Zu große Ausschussmengen bei produzierenden Unternehmen
- Ineffiziente Abläufe
- Aufgeblähter Verwaltungsapparat
- Kostspielige eigene Logistik
Je nach Unternehmen können auch noch weitere Schwachstellen zu finden sein. Um eine Leistungsverbesserung zu erzielen, ist es auf jeden Fall erforderlich, eine langfristige Planung zu erstellen. Lassen sich nach und nach die Geschäftsprozesse optimieren, wird es nicht lange dauern, bis diese einen großen Unternehmenserfolg erzielen.
Präzise Definition der angestrebten strategischen Ziele
Bevor eine ausgeklügelte Strategie erstellt wird, ist es unbedingt erforderlich, Ziele zu definieren. Nur dann lassen sich Maßnahmen entwickeln und umsetzen. Das vorrangige Ziel besteht zumeist darin, einen größeren Erfolg zu haben. Doch um dieses Ziel zu erreichen, sind zumeist verschiedene Maßnahmen erforderlich. Beispielsweise kann es darum gehen, die Bekanntheit des Unternehmens zu erhöhen. Dazu sind oftmals umfangreiche Werbemaßnahmen nötig. Dabei kann es sich um Offline- oder Onlinewerbung handeln. Mitunter sind auch entsprechende Maßnahmen auf sozialen Medien hilfreich.
Ein weiteres Ziel kann darin bestehen, die Effizienz des Unternehmens zu steigern. Dazu müssen zumeist Betriebsabläufe verändert oder optimiert werden. Dabei geht es um die gesamten Abläufe vom Auftragseingang über die Produktion bis hin zur Auslieferung. Aber auch bei der Beschaffung der benötigten Materialien lässt sich mitunter sehr viel erzielen. Rohstoffe und Werkstoffe können vielleicht so bestellt werden, dass deutlich weniger Abschnitte anfallen. Im Zuge der Herstellung oder Verarbeitung von Produkten müssen diese oftmals über weite Wege transportiert werden. Auch in diesem Bereich können Anpassungen erfolgen.
Des Weiteren können bestimmte Ziele in der Vermarktung gesteckt werden. Dabei geht es insbesondere darum, die Produkte oder Dienstleistungen auf die jeweilige Zielgruppe anzupassen. Dazu muss jedoch zunächst eine sogenannte Buyer Persona erstellt werden. Das ist ein fiktiver Durchschnittskunde. Dieser entspricht einer großen Zielgruppe. Die gesamte Marketingstrategie muss darauf abgestimmt sein. Folgende Aspekte müssen auf die jeweilige Zielgruppe abgestimmt sein:
- Werbebotschaften
- Werbeplattformen
- Produktdesign
- Verpackung
Einsparpotenziale nutzen
Ein besonders wichtiges Ziel, um Geschäftsprozesse optimieren zu können, besteht darin, Möglichkeiten zur Einsparung zu finden. Es gibt sehr viele Unternehmen, die allein aus Tradition oder aus Prestigegründen sämtliche Abläufe direkt im Betrieb durchführen. Oftmals ist es aus wirtschaftlicher Sicht jedoch besser, einige Arbeitsschritte auszulagern. Insbesondere eine eigene Logistikabteilung gehört zu den größten Kostenfaktoren. Für zahlreiche Unternehmen ist es jedoch günstiger, die Logistik auszulagern. Dadurch profitieren sie von einer größeren Flexibilität und überschaubaren Kosten. Es können jedoch auch andere Dinge sein, die zu unnötig hohen Produktions- oder Verarbeitungskosten führen. Deshalb ist ein entscheidendes Ziel, Kosten einzusparen. Ein versierter Wirtschaftsfachwirt ist in der Lage, konkrete Berechnungen durchzuführen.
Professionelle Entwicklung eines Optimierungsplans
Sind die wichtigsten Kennzahlen ermittelt und die Schwachstellen gefunden, kann damit begonnen werden, einen Optimierungsplan zu erstellen. Dieser muss auf jeden Fall mit größter Sorgfalt erstellt werden. Besonders wichtig ist, eine Leistungsverbesserung in mehreren Stufen zu planen. In den meisten Unternehmen benötigen Veränderungen immer eine gewisse Zeit. Deshalb sollte der Plan in einer Form erstellt werden, die sich auch realisieren lässt.
Zur perfekten Neuausrichtung gehört es, die einzelnen Abläufe im Unternehmen zu perfektionieren. Ist ein Schritt erreicht, kann der nächste geplant werden. Es gibt jedoch keine pauschalen Optimierungspläne. Jeder Plan muss individuell auf das jeweilige Unternehmen abgestimmt werden. Ein fachkundiger Wirtschaftsfachwirt erkennt sofort das Potenzial, das in jedem Unternehmen steckt. Er kann aufgrund seiner Erfahrung auch zahlreiche Vorschläge machen und Anregungen vermitteln. Geschäftsprozesse optimieren ist seine wichtigste Aufgabe. Deshalb sollten Sie auch die Hilfe eines solchen Unternehmens annehmen. Davon profitieren Sie auf jeden Fall.
Die Umsetzung der Prozessoptimierung
Die beste Planung bringt nicht viel, wenn die Planung nicht umgesetzt werden kann. Das gelingt jedoch nur, wenn sämtliche Mitarbeiter im Unternehmen von den Umstellungen überzeugt werden können. Deshalb sind in der Regel Mitarbeiterschulungen nötig, um sämtliche Angestellten auf den neuesten Stand zu bringen. Nur dann lassen sich die angestrebten betrieblichen Ziele erreichen.
Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren möchten, sollten Sie auch eine Überwachung der Prozesse etablieren. Dadurch lässt sich sehr gut feststellen, ob die einzelnen Maßnahmen Erfolg bieten. Sofern ein versierter Wirtschaftsfachwirt eine neue Strategie ausgearbeitet hat, ist die Gefahr gering, dass Veränderungen in den Abläufen zu einem schlechteren Ergebnis führen. Auf keinen Fall sollten Sie selbst Experimente mit der Umstellung geschäftlicher Prozesse wagen.
In den meisten Fällen müssen die einzelnen Prozesse nach der Umstellung noch weiter angepasst und optimiert werden. Auch in diesem Bereich ist eine große Flexibilität vorteilhaft. Wenn Sie Geschäftsprozesse optimieren, findet zumeist eine kontinuierliche Entwicklung statt. Von diesen müssen ebenfalls die wichtigsten Kennzahlen erfasst und ausgewertet werden.
Messung und Bewertung des Erfolgs
Neben der Überwachung sind auch regelmäßige Auswertungen von großer Bedeutung. Wer seine Geschäftsprozesse optimieren möchte, braucht manchmal einen langen Atem. Es kann sogar sein, dass sich während der Umstellungsphase kurzfristig die Ergebnisse verschlechtern. Wurde alles richtig gemacht, dauert es aber nicht lange, bis es in eine positive Entwicklung geht. Schon früher galt das Sprichwort: „Wer schreibt, der bleibt“. Dieser Grundsatz gilt nach wie vor. Nur, dass heute kein Unternehmen mehr die betrieblichen Ergebnisse aufschreiben muss. Diese lassen sich inzwischen digital erfassen und auswerten. Besonders wichtig ist es jedoch, die Ergebnisse korrekt zu interpretieren.
Fazit
Viele Unternehmen möchten gerne ihre Geschäftsprozesse optimieren, um den betrieblichen Erfolg zu steigern. Das ist gar nicht solch ein großes Problem. Zunächst muss eine ausführliche Bestandsaufnahme erfolgen. Dazu werden die aktuellen Kennzahlen ermittelt. Anhand dieser Werte lässt sich schon erkennen, wie das Unternehmen aufgestellt ist. Ein besonderes Augenmerk gilt den Schwachstellen. Diese bieten die meisten Potenziale zur Leistungsverbesserung.
Ein erfahrener Wirtschaftsfachwirt ist in der Lage, eine Strategie aufzustellen, durch die das Unternehmen langfristig gesehen Wettbewerbsvorteile verbuchen kann. Diese Strategie sollte dann auch konsequent umgesetzt werden. Dabei ist eine Überwachung erforderlich, um die jeweiligen Ziele zu erreichen, die in den einzelnen Schritten angepeilt werden. Sie werden mit Sicherheit erstaunt darüber sein, wie viel Potenzial in Ihrem Unternehmen steckt. Oftmals wird es vom Unternehmer oder dem Betriebsleiter selbst gar nicht so schnell erkannt. Deshalb ist es hilfreich, wenn ein außerbetrieblicher Fachmann sich die Situation näher ansieht.
