Was ist ein Sekretariatsservice? Sekretariatsservice Vergleich!
Hierbei handelt es sich um eine Dienstleistung, die von Unternehmen angeboten wird um gerade kleine und mittelständische Unternehmen, aber auch Einzelunternehmer und Freiberufler, zu unterstützen.
Die Idee dahinter ist, dass nicht der Unternehmer eigene Mitarbeiter einstellen und die Anrufe von Kunden entgegennehmen muss. Denn diese Aufgaben kann das Büro Service übernehmen. Typische Anwendungsfälle ist die Versorgung eines Anfragenden mit Informationen. Wie zum Beispiel zu einem Produkt, welches das Unternehmen anbietet. Aber auch Serviceanfragen zu Öffnungszeiten, Beschwerdemanagement oder Vertriebsunterstützung können Teil dieses Telefonservice sein.
Dabei sind die Leistungen bei einem Telefonsekretariat nicht nur auf die Annahme von Telefongesprächen beschränkt. Je nach Anbieter können auch weitere Leistungen gebucht werden. Wie etwa ein Postservice.
Die Leistungen können meist flexibel verhandelt werden.
Die Vorteile für das Unternehmen sind vielfältig:
- Das Unternehmen ist stets erreichbar. Das ist wichtig in Spitzenzeiten. Außerdem ist eines der größten Ärgernisse für Kunden, bei einem Anruf keinen Ansprechpartner zu finden. Durch mangelnde Erreichbarkeit Kunden zu verlieren ist eine große Gefahr für Unternehmen.
- Die Angestellten des Dienstleisters bestehen aus professionellen Mitarbeitern. Diese können die Telefongespräche meist auf einem höheren Niveau führen, als ein Ungelernter. Gerade bei Beschwerden, Marketing und Vertrieb macht sich eine gute Ausbildung schnell bezahlt. Die Mitarbeiter des Dienstleisters bekommen dann meist ausführliche Informationen an die Hand. So müssen erste qualifizierende Gespräche (zum Beispiel im Support) nicht von den teuren Fachkräften des Unternehmens geführt werden. Dies spart Geld, da die eigenen Fachkräfte Ihre Zeit in sinnvollere Tätigkeiten investieren können.
- Auslagern statt Einstellen ist eine Strategie, die sich vor allem in Situationen rechnet, die die Zeit knapp werden lassen. Im Nachgang von Messen oder nach dem Ausrollen eines neuen Produkts laufen oft die Telefonleitungen heiß. Durch das Auslagern der Anrufe an einen Dienstleister können bestimmte Ressourcen geschont werden. Man kann sich zum Beispiel mit der Lösung eines Kundenproblems beschäftigen, statt dutzende Anrufe zu managen.
Wie Sie den passenden Sekretariatsservice für Ihr Unternehmen finden
Wenn Sie sich entschieden haben, die eingehenden Anrufe Ihres Unternehmens von einem Dienstleister übernehmen zu lassen, stellt sich nun die Frage, welcher Sekretariatsservice es werden soll.
Zunächst sollten Sie sich darüber im Klaren sein, worin Ihr Bedarf besteht.
- Reicht wirklich ein einfacher Telefonservice oder soll es ein komplettes virtuelles Büro sein?
- Benötigen Sie den Büroservice permanent zur Unterstützung oder soll es nur vorübergehend sein, etwa zu Spitzenzeiten für wenige Stunden am Tag?
- Geht es um einfache Rufannahmen, bei der nur der Anrufer einen Rückruf erwartet? Oder soll ein komplexes Produkt supported werden?
Machen Sie sich Gedanken über diese Fragen, bevor Sie einen Anbieter kontaktieren. Dann kann Ihnen dieser schneller ein individuelles Angebot machen. Vergleichen Sie auch verschiedene Anbieter für Telefonservice. Je nach Anwendungsfall können die fixen und variablen Anteile der Kosten vorteilhaft oder nachteilig sein.
Und wie bei vielen anderen Dingen gilt, genauso wie beim Telefonservice: Probieren Sie die Dienste und den aus. Denn nichts geht über die eigene Erfahrung.
