Was ist ein Telefon Sekretariatsservice?
Das Outsourcing von Produktion und Dienstleistungen ist ein Trend, der seit Jahrzehnten ungebrochen ist. Unternehmen lagern Produktion und Dienstleistungen an externe Anbieter aus. Früher wurde vor allem die Produktion (Stichwort: Lange Werkbank) ausgelagert. Mittlerweile ist aber ein starkes Wachstum im Bereich von Bürodienstleistungen zu beobachten.
Telefon Sekretariatsservice ist stark im Kommen, als Beispiel sei hier das Telefonservice Center genannt. Aber wie sieht so ein Service typischerweise aus?
Man kann sich das so vorstellen, dass man als Unternehmer nicht eine eigene Sekretärin einstellt, die Aufgaben übernimmt. Diese Dienstleistung wird vom Anbieter des Sekretariatsservice angeboten. Der Unternehmer bucht die Dienstleistung dauerhaft oder zeitweise. Wird nun der Unternehmer angerufen, dann meldet sich der Mitarbeiter des Telefonservice im Namen des Unternehmers.
Welche Vorteile hat ein Telefon Sekretariatsservice?
Der Hauptvorteil eines Sekretariatsservice liegt in der Senkung der Kosten für den Auftraggeber bei gleichzeitig gestiegenem Nutzen. Auch wenn der Service zunächst Geld kostet, amortisieren sich die Ausgaben rasch, da die Kundenzufriedenheit bei Anrufen wächst und dadurch den Profit des Unternehmens positiv beeinflusst.
Erreichbarkeit des Unternehmers
Gerade Einzelunternehmer oder kleine Unternehmen haben nicht die Mittel, eine Sekretärin in Vollzeit einzustellen. Deshalb muss oft ein Mitarbeiter, neben seinen meist schon fordernden Tätigkeiten, „nebenbei“ auch noch die Erreichbarkeit seiner Firma gewährleisten. Bei Einzelunternehmern wird dieses Problem noch kritischer.
Die Kosten eines Telefonservice sind schnell amortisiert. Kunden interpretieren eine schlechte Erreichbarkeit eines Büros negativ. Der Anrufer wird auch kaum auf einen Anrufbeantworter sprechen. Geht sogar nach mehreren Versuchen niemand persönlich an das Telefon, wird er gegebenenfalls einen Anruf bei einem anderen Anbieter in Erwägung ziehen und der Kunde ist verloren für den Anbieter.
Kundenakquisition und noch viel mehr das Binden eines Bestandskunden an ein Unternehmen sind eine kostspielige Sache. Deshalb sollte der Erreichbarkeit des Büros eine hohe Priorität eingeräumt werden. Dadurch kann die Gefahr minimiert werden, dass sich frustrierte Kunden abwenden.
Professionelles Auftreten des Sekretariatsservice
Anrufe entgegenzunehmen und den Anrufer respektvoll zu behandeln ist eine Kunst, bei der man viel falsch machen kann. Kunden rufen an, weil sie ein Anliegen haben. Das kann die Suche nach Informationen sein, oder eine Beschwerde. Und dies möchten sie persönlich einem zuständigen Mitarbeiter gegenüber aussprechen.
Die geschulten Mitarbeiter eines professionellen Telefonservice sind in der persönlichen Betreuung von Kunden geschult. Sie sind stets freundlich, auch wenn sie zum hundertsten Mal dieselbe Frage beantworten und den zehnten unzufriedenen Kunden am Apparat haben.
Häufig auftretende Fälle können vorab geklärt und die Antworten darauf festgelegt werden. Bekommt nun der Mitarbeiter des Telefonservice einen Anruf, so kann er im Sinne des Auftraggebers darauf reagieren.
Skalierbarkeit und Anpassung des Sekretariatsservice
Der Unternehmer hat die volle Kontrolle über das virtuelle Sekretariat und kann das Angebot flexibel buchen. Beim zeitlichen Aspekt können zum Beispiel Spitzenzeiten abgefangen werden (Weihnachtsgeschäft) oder wiederkehrende Zeitabschnitte (tägliche Spitzenzeiten) berücksichtigt werden. Auch das Buchen eines Telefonservice für zeitlich begrenzte Aufgaben (Neukundenakquise) ist denkbar. Grundsätzlich ist der Umfang der Aufgaben breit gefächert. Dies kann vom einfachen Registrieren eines Anrufs gehen, bei welcher der Unternehmer über den Anruf benachrichtigt wird. Denkbar sind aber auch komplexe Kundenberatungsgespräche und Beschwerdemanagement.
